Что нужно знать о своих удалённых сотрудниках

Для дистанционного сотрудника необязательно оформлять трудовую книжку, а вот отпуск — да. 

Эксперты — Ольга Шикун, кадровый аудитор, основатель проекта «Кадровый помощник», и Елена Пономарёва, директор учебного центра, преподаватель и консультант по управлению персоналом и кадровому учёту.

Кого можно брать на дистанционную работу

В Трудовом кодексе есть термин «дистанционная работа». В целом это обычная работа по трудовому договору, только без привязки к офису работодателя. Чаще всего такая работа предполагает интеллектуальный труд и использование интернета. Результаты работник тоже передаёт по сети.

В Трудовом кодексе нет ограничений, каких сотрудников можно брать на дистанционную работу, а каких нет. Если условия позволяют, берите кого угодно.

По Трудовому кодексу дистанционные сотрудники работают как «штатные сотрудники на общих основаниях».

На практике это значит, что работодатель:

• даёт отпуск; 
• оплачивает больничный; доплачивает за переработку или работу в праздники; 
• платит суточные и компенсирует расходы в командировке; 
• расследует несчастные случаи, которые произошли во время рабочего дня; 
• даёт оборудование и программы для работы или компенсирует, если у сотрудника свои оргтехника и платные программы.

Общее правило: работодатель делает для дистанционного сотрудника всё то же самое, что для офисного — сэкономить не получится.

Существует и комбинированная удалёнка

В законе такого определения нет, но на практике к такому способу взаимодействия прибегают довольно часто. Комбинированная дистанционная работа сочетает труд в офисе и из дома.

Условие о комбинированной удалёнке можно прописать:

• в положении или другом локальном акте компании; 
• в трудовом договоре; 
• или в соглашении к нему.

При этом в трудовом договоре желательно указать режим работы и в офисе, и удалённо. Ещё в трудовом договоре должен быть либо график чередования работы дома и в офисе, либо условие о том, что такой график выпускается отдельным документом.

Без трудовой книжки, но с электронной подписью

Правила оформления дистанционного сотрудника почти не отличаются от оформления офисного.

Список документов такой же:

• личные документы сотрудника; 
• документы об условиях работы — обычно среди них должностная инструкция, инструкция по охране труда, положение о персональных данных и коммерческой тайне; 
• трудовой договор; 
• приказ о приёме на работу.

Есть два основных отличия по сравнению с офисными сотрудниками. Первое — трудовая книжка. По Трудовому кодексу работодатель не обязан её заполнять для дистанционного сотрудника, только если он сам попросит в заявлении с его подписью.

Ещё одно отличие в оформлении документов — необязательно встречаться, чтобы подписать документы. Есть варианты — через «Почту России» или курьера. Если удалённо подписать документы, то электронный документооборот предполагает использование электронной подписи (ЭП) и работником, и работодателем.

В Трудовом кодексе нет указания, кто оплачивает получение подписи. Обычно это делает работодатель за сотрудника. Заставить сотрудника делать подпись за свой счёт нельзя.

Если сотрудник подписывается ЭП, бумажная версия договора всё равно нужна, заказным письмом, три календарных дня с даты подписания.

Эксперты советуют подписывать договор на встрече или через ЭП.

Дистанционный формат работы

В целом трудовой договор выглядит так же, как и для офисного работника. Условия о том, сколько ему работать, как получать задания и отчитываться, работодатель может указать в локальных нормативных актах компании, чтобы не дублировать их в договорах для каждого дистанционного сотрудника.

Трудовой договор для дистанционного сотрудника мало чем отличается от обычного. Но в нём должно быть указание на удалённый формат работы, например: «Работник выполняет работу дистанционно. Дата начала дистанционной работы — 21 августа 2022 года».

Место работы или место заключения договора

По трудовому кодексу место работы — обязательное условие договора. От региона работы зависит количество отпускных дней и надбавка к зарплате. Место работы для удалённых сотрудников — это местонахождение, так говорит Минфин в своём письме и Трудовой кодекс.

Чтобы избежать споров с сотрудником, вместо формулировки «место работы» лучше использовать «место заключения договора». Таким местом может быть город, где располагается работодатель.

Поводы для увольнения

Дистанционного сотрудника можно уволить по тем же основаниям, что и офисного.

Чтобы были доказательства нарушения условий, нужно основные условия прописать в договоре.

Для дистанционного сотрудника это:

• график и продолжительность работы, где есть общую продолжительность рабочего времени; 
• в какие часы сотрудник на связи и как показывает, что он на связи; 
• по понедельникам — планёрка, и если сотрудник не вышел на связь без предупреждения, это может расцениваться как прогул; 
• как сотрудник получает задачи; 
• как отчитывается; 
• дополнительные причины увольнения с приложением-списком; 
• оборудование и компенсация — что понадобится сотруднику для работы, он покупает нужные вещи сам или за счёт работодателя.

Подробности выполнения задач, кто кому подчиняется и в каком формате отчитывается, можно расписать в должностной инструкции или в трудовом договоре. Совет — описывать всё это как можно подробнее. Иначе есть риск, что сотрудника не получится уволить, даже если он фактически не работает.

Согласие сотрудника

Работодатель вправе перевести сотрудника на дистанционную работу. Это можно сделать по инициативе компании или сотрудника, но в любом случае вторая сторона должна дать своё согласие.

Сотрудник вправе отказаться от дистанционного формата работы. Уволить просто так нельзя. Сначала работодатель предлагает свободные вакансии, буквально все свободные вакансии.

Если сотрудник отказывается от предложений, работодатель вправе его уволить, право даёт седьмой пункт статьи 77 Трудового кодекса.

Сотрудник может сам попросить перевести его на дистанционную работу. Для этого он пишет заявление и рассказывает о причине.

Чем обычно мотивирована просьба сотрудника:

• сложно добираться до работы; 
• хочется поехать в другой город; 
• появился ребёнок; 
• нужно ухаживать за пожилыми родственниками.

У работодателя нет обязанности соглашаться на просьбу сотрудника.

А есть ещё надомники — это другое

В Трудовом кодексе два типа сотрудников, которые работают вне офиса работодателя, — надомники и дистанционные. Правила оформления приёма на работу отличаются, поэтому лучше заранее разобраться.

Важно понимать разницу между ними. Работа надомника предполагает ручной труд, а дистанционный сотрудник трудится, используя свои интеллектуальные ресурсы.

Надомные и дистанционные сотрудники по-разному оформляются на работу.

Вот главные отличия:

• у надомного работника место работы определяется домашним адресом, у дистанционного — вне местонахождения работодателя; 
• к надомнику работодатель может прийти домой с инспекцией, проверить рабочее место, к дистанционному — нет; 
• у дистанционного работника есть дополнительные основания прекращения трудового договора, а у надомника их нет.

Если работодатель неверно указал характер работы, то нужно внести исправления в трудовой договор путём заключения дополнительного соглашения.