Как правильно наладить работу с множеством самозанятых

Необходимо выстроить сотрудничество, чтобы избежать претензий от налоговой.

Аутсорсинговые компании ищут способы, как расширить круг исполнителей, избегая подозрения налоговиков. Зачастую таким решением становятся самозанятые. Их можно привлекать даже для разовых заявок.

Собрали «дорожную карту», как аутсорсерам выстроить сотрудничество с самозанятыми, чтобы избежать претензий от налоговой. Особенно с выходом 1 марта 2024 нового ФЗ от 12.12.2023 № 565-ФЗ и проекта приказа Минтруда, по которому особое внимание будет уделять компаниям, работающим с более чем десятью самозанятыми.

Преимущества в силе

Несмотря на новые строгости со стороны государства, бизнесу по-прежнему выгодно сотрудничать с самозанятыми. У аутсорс-компаний отпадает необходимость в организации рабочего места, ведения кадрового делопроизводства, уплате НДФЛ и социальных взносов. Все процессы находятся в зоне ответственности самозанятого.

Почему ещё выгодны самозанятые:

• не нужно организовывать условия труда;
• не нужно заводить табель учёта рабочего времени, рассчитывать зарплату, начислять отпуска и больничные;
• плательщик НПД обходится минимум на 30 % дешевле, чем договор с физлицом без статуса НПД;
• самозанятые более оперативно подхватывают заказы и готовы приступить к работе в течение нескольких часов после подписания договора.

Итак, чтобы работать с самозанятыми эффективно, рекомендуют придерживаться следующих шагов.

Шаг 1: проверка

Лучше проверять, является ли исполнитель самозанятым, и при начале сотрудничества, и перед каждым платежом внештатному работнику. Информацию о статусе самозанятого можно получить, например, на официальном сайте ФНС. При подписании договора самозанятого просят предоставить справку о его регистрации в электронном или бумажном виде.

Шаг 2: договор ГПХ

Следует составить гражданско-правовой договор (ГПХ) с самозанятым и проверить, что он не содержит отсылок к трудовому договору.

Сотрудничество юрлиц-заказчиков и самозанятых всегда регулируется ГПХ. В письме ФНС № ЕА-4-15/4674 от 15 апреля 2022 года «О направлении информации по проведению налогового контроля по НПД» ведомство перечислило признаки трудовых отношений с самозанятыми.

Чтобы узнать, не происходит ли подмена трудовых отношений, ФНС создала специальную систему оценки. Они смотрят, как часто и откуда поступают деньги, и анализируют связи между самозанятыми, их заказчиками и предыдущими работодателями. Если обнаруживаются совпадения в нескольких признаках, компанию помещают в группу с повышенным риском.

ФНС отслеживает:

• продолжительность работы в аутсорс-компании — три и более месяцев подряд;
• если выплаты от аутсорсера — единственный источник дохода самозанятого;
• признаки зарплаты — на основании чеков от самозанятого;
• массовая постановка исполнителей на учёт — отслеживают признаки перевода работников на НПД;
• массовые регистрации дохода;
• наличие групповых переходов работников из подконтрольной организации в другую «свою же» в качестве самозанятых;
• периодичность выплат — здесь доказать правомерные выплаты самозанятым поможет акт;
• прямые нарушения, например, запрета сотрудничества самозанятых и бывших (менее двух лет) работодателей.

Важно: при поиске и начале работы с самозанятым лучше убедиться, что задачи, которые ему поручат, не входят в перечень трудовых функций собственного, постоянно работающего сотрудника.

Договор ГПХ с самозанятым:

• заключается для разовой, проектной работы или по отдельным заданиям;
• ответственный за исполнение заказа сам исполнитель;
• по итогу в договоре стоят даты начала и окончания работ, а результат фиксируется актом и чеком;
• оплата производится за конечный результат, а не за время и трудодни;
• самозанятый может оказывать услуги сразу нескольким заказчикам по своему выбору;
• работник самостоятельно несёт расходы, которые включены в вознаграждение.

Трудовой договор:

• заключается для постоянной работы на длительный срок;
• итог — это выполнение трудовой функции;
• работодатель отвечает за внутренний распорядок и надлежащие условия труда;
• зарплата — регулярная в оговорённые даты;
• сотрудник имеет право на ежегодный отпуск;
• расходы в связи с выполнением работ несёт работодатель.

Шаг 3: документы

Требуется организовать документооборот и получение закрывающих документов, то есть акта выполненных работ / оказанных услуг

У самозанятого есть только один обязательный закрывающий документ — это чек. Чека достаточно, чтобы показать налоговой службе, сколько компания заплатила самозанятому и подтвердить эти расходы. Акт выполненных работ с этой точки зрения необязателен. Однако рекомендуется прописать в договоре все детали и условия такого акта.

Документ подтверждает согласие сторон с качеством выполненной работы. И пригодится, чтобы доказать правомерность регулярных выплат самозанятому исполнителю, если у ФНС возникнут какие-то вопросы.

В акте нужно указать:

• что именно было сделано или какие услуги были предоставлены;
• сколько всего было сделано;
• сколько денег заплатили за выполненную работу;
• любые дополнительные примечания по согласованию сторон.

Заполненный перед выплатой акт подписывается в двух экземплярах и хранится у каждой из сторон.

Шаг 4: выплата и чек

Перед тем как заплатить исполнителю, важно убедиться, что его статус самозанятого остался неизменным. Иногда, особенно на долгосрочных проектах или при работе сразу в нескольких агентствах, самозанятый может превысить годовой лимит дохода в 2,4 млн ₽ и потерять свой статус.

После выплаты самозанятый должен предоставить плательщику чек в бумажной либо в электронной форме. Если оплачивать безналично, чек должен быть выдан до 9-го числа месяца, следующего за тем, в котором состоялась оплата.

Этот чек — единственный документ, подтверждающий расходы и требуемый налоговой службой.

Важно: самозанятый должен предоставить чек каждый раз, когда ему поступает выплата. Если работник сделал несколько заказов и получил от компании три выплаты, то и чеков должно быть три, а не только один общий чек за весь месяц.

Шаг 5: автоматизация

Можно автоматизировать рутинные задачи, чтобы снизить трудозатраты бухгалтера и кадровика. Для этого существуют сервисы, например, «Мои самозанятые», для удобной оплаты каждого заказа и проведения массовых выплат.

Важно: такие сервисы обычно платные.

Контроль за чеками

Компания должна собирать и контролировать чеки: вовремя ли их прислал самозанятый, не аннулировал ли после. Если самозанятый допустил в чеке ошибку — это тоже проблема заказчика.

Уплата НПД

Заказчик вручную контролирует, уплатил ли внештатник налог на профессиональный доход. Хотя компания и не обязана это делать, многие избегают рисков попасть под «прицел» ФНС из-за того, что контрагенты не платят НПД.