Рост цен на офисные товары и услуги — миф или реальность?

Ожидается повышение цен и на отечественных заводах — производителях офисной бумаги, при этом объявленное повышение составит 5–6%. «Форвард Опт» призвала всех своих покупателей срочно запасаться товарами, которые еще находятся на складах компании, и готовиться к увеличению цен на канцтовары.

Журнал «Административный директор»  (www.admdir.ru) решил разобраться в том, действительно ли цены на офисные товары и услуги выросли заметно и что повлияло на этот рост. Мы провели опрос среди наших читателей, а также поговорили на эту тему со своими постоянными экспертами.

По мнению Ирины Кузнецовой, руководителя нескольких компаний, управляющих строительством и эксплуатацией элитной недвижимости в Подмосковье, рост цен действительно ощущается, однако он ничем не отличается от прошлогоднего. Подведены итоги продаж, руководство не устраивают показатели, маржинальность проектов невысока, поэтому и нужны какие-то аргументы для клиентов, чтобы обосновать повышение цен. А рост курса валют — самый простой и очевидный предлог для таких изменений. Поэтому к таким заявлениям стоит относиться спокойно и критично. Всегда найдется альтернативный поставщик, который сможет устроить заказчика по цене.

Слова нашего эксперта подтверждают и некоторые поставщики. Так, производители бумаги говорят о том, что повышение цены на их товар в среднем на 5% происходит каждые полгода. Стоимость канцтоваров также поднимается постепенно и незначительно (на 1–2%) несколько раз за год. Плюс ко всему в этом секторе существует сезонный спрос. Как правило, он повышается в конце года — в среднем на 15%, поскольку именно в этот период организации сдают годовые отчеты, к тому же им необходимо истратить бюджет, предусмотренный на эти нужды.

«Девальвация рубля может привести к ощутимому росту цен в тех отраслях офисного рынка, чьи продукты зависят от импорта, — говорит Ирина Кузнецова. — Но предпринимателям придется выбирать между сохранением маржи и уровнем спроса на их товар. Конечно, это также зависит от конъюнктуры рынка».

Небольшое повышение цен подтверждает и Григорий Анцыгин, управляющий директор компании «Ренессанс Страхование»: «В этом году некоторые поставщики уже прислали новые условия — например, на бумагу. Но пока речь идет не более чем о 5% повышении, и я не вижу повода для беспокойства. Бизнес нашей компании — он на то и страховой, чтобы предугадывать риски и при необходимости их компенсировать. И мы, его «тылы», также должны уметь оценивать риски, связанные с бэк-офисом, и работать с ними. Понятно, что в ближайшем будущем нам не избежать повышения цен, но поводов для паники я не вижу. Сегодня каждая прогрессивная компания смотрит на то, что происходит на рынке, и старается быть в авангарде, как по издержкам, так и по сервису.  Поэтому поставщики создают программы лояльности и стараются быть более гибкими, особенно, если вопрос касается цены.

В нашей компании всегда есть тренд на понижение расходов, мы постоянно находимся в состоянии «дефицита и легкого голода». Это не говорит о том, что сотрудникам в «Ренессанс Страховании» не хватает необходимого, а означает лишь то, что в наших офисах нет лишнего. Поэтому все административно-хозяйственные вопросы у нас находятся под пристальным контролем».

Алена Кулаченкова, директор по административным вопросам «Совкомбанка», считает, если повышение будет, главное, чтобы оно было корректным, и не превышало рамки роста курса иностранной валюты. «Скорее всего, компании ощутят его к концу весны, когда у поставщиков закончатся все товарные запасы, приобретенные еще по старым ценам. Но уже сейчас мы смотрим на предложения от продавцов импортных товаров и думаем, как эти товары заменить на российские, которые не так сильно привязаны к росту валюты. Конечно, и на них цены будут расти, но гораздо медленнее, и влиять на них в основном будут изменения стоимости энергоресурсов, перевозки, сырья и ГСМ, а не валютные колебания», — говорит Алена Кулаченкова.

Опрос, проведенный журналом «Административный директор», также подтвердил, что тенденция роста цен очевидна практически во всех направлениях корпоративных закупок и услуг: офисная канцелярия,  корпоративный автотранспорт, аренда, ремонт и эксплуатация офисов, клининг, бизнес-путешествия, мебель, цветы, хозтовары, продукты и т.д. Большинство респондентов связывают это с девальвацией рубля. Но при этом некоторые административные директора отмечают, что к таким изменениям привели и инфляция, и рост курса иностранной валюты, и спекуляции политической ситуацией.

Ощущаете ли вы рост цен на офисные товары и услуги?

Чем вызван рост цен?

По мнению большинства экспертов, сегодня снижены риски тех компаний, чьи бюджеты были составлены в долларах или евро. Компаниям, у которых бюджет в рублях, скорее всего, в ближайшее время все же придется оптимизировать свои затраты. Опрос журнала «Административный директор» показал, что в России бюджеты в иностранной валюте составляются гораздо реже, чем в рублях. Договоры на поставку товаров и услуг также чаще заключают в рублях, однако многие опрошенные отметили, что решение о том, в какой валюте заключать договор, зависит и от поставщика. Но, как заметила Ирина Кузнецова, некоторые покупатели умеют проводить переговоры так, чтобы данное  решение зависело только от них.

Бюджет вашей компании в долларах, евро или рублях?

В договорах на поставку товаров вы фиксируете цены в рублях или в валюте?

В договорах на оказание услуг вы фиксируете цены в рублях или в валюте?

По словам Александра Гурганова, партнера в компании ILM, Russia & CIS, заметные курсовые колебания имели место в нашей экономике и ранее, и бизнес в целом к ним подготовлен. Рынок офисной недвижимости реагирует достаточно медленно и несколько приглушенно на любые пертурбации макроэкономического характера. Это объясняется в том числе долгосрочными жесткими контрактными обязательствами между арендатором и арендодателем, а также другими факторами. Те арендаторы, которые особенно  уязвимы с точки зрения курсовых колебаний, как правило, и ранее встраивали в свои арендные договоры механизмы защиты: валютный коридор, согласие на оплату только в рублях. Арендодатели, имевшие кредит в валюте, соответственно, могли соглашаться на определенные рамки валютного коридора, но редко — на выставление счетов в рублях, а не в валюте с оплатой по курсу. Сейчас, когда ослабление рубля приобрело более выраженный характер, в этом смысле ничего революционного не происходит: можно говорить о раздвигании рамок валютного коридора и большей настойчивости арендаторов в вопросе фиксации ставки аренды в рублях. Кроме того, арендаторы, связанные ставшими неудобными в текущих условиях контрактными обязательствами, могут воспользоваться и пользуются увеличением доли вакантных площадей и все возрастающей конкуренцией арендодателей. Офисный рынок Москвы в настоящий момент и на ближайшие, как минимум, два года — это однозначно рынок арендатора.

В какой валюте зафиксирована стоимость аренды вашего офиса?

«Сегодня мы наблюдаем определенное сокращение компаниями объема операций, связанное с общими процессами стагнации экономики. Однако это сокращение имеет секторальный характер. Страдают компании, напрямую зависящие от платежеспособности  населения. В то же время государство наращивает расходы в инфраструктурные проекты, ВПК, а следовательно, растет бизнес связанных с этими отраслями компаний. В настоящее время в связи с обострением геополитического противостояния идет переосмысление курса экономического развития страны. Переориентация на новые рынки, диверсификация рынков сбыта, опора на собственные силы, развитие внутреннего рынка, деофшоризация — все эти меры при условии их успешной реализации являются элементами долгосрочной стратегии. Они, безусловно, внесут оживление и в офисный рынок, но со временем. Сейчас же ситуация особенно благоприятна как для улучшения качества жизни арендатора, так и для оптимизации его расходов, связанных с арендным договором», — добавляет Александр Гурганов.

О ситуации на рынке услуг нашему журналу рассказал Дмитрий Сучков, заместитель генерального директора компании IBF Motors. По его словам, стремительный взлет курса валют заставил его компанию внимательно следить за их динамикой. Опасения, благополучно забытые несколько лет назад, вновь напомнили о себе. IBF Motors предоставляет комплекс транспортных услуг, и себестоимость продукта напрямую зависит от движения курса валют, цен на автомобили, запасные части, топливо и прочее.

Не секрет, что курс рубля колеблется в зависимости от рыночного курса цен на нефть, а любые его изменения соответственно влияют на стоимость топлива на внутреннем рынке. По динамике стоимости топлива прошлых лет можно увидеть, что суммарно за три года удорожание по некоторым видам топлива составило практически 50%.

В связи с этим многие компании вынуждены повышать тарифы на свои услуги. «Некоторые клиенты просят объяснить причины увеличения тарифов. Приходится показывать и разъяснять, что качественная услуга не бывает бесплатной. После детальных расчетов вопросы отпадают. Чтобы быть востребованным в кризисное время, в первую очередь необходимы понимание нужд потребительского рынка и перспектив его развития, знание возможностей конкурентов, анализ тенденций развития окружающей среды, способность создать услугу с такими качествами, чтобы клиент предпочел именно нас. Поэтому в текущих условиях мы начали активно продвигать свои дополнительные профильные направления. Ранее они были у нас на вторых и третьих позициях, выступая неким приложением к основным услугам. Также мы проводим с клиентами совместные мероприятия, где обмениваемся мнениями об уже имеющемся опыте работы с нами. Такое взаимодействие помогает быстрее разобраться в возможностях IBF Motors и принять правильное решение по расширению дальнейшего сотрудничества. И, конечно, мы пересматриваем весь свой технологический процесс оказания услуги по основному направлению — корпоративное такси, выявляем и убираем лишнее, минимизируем текущие издержки», — добавил Дмитрий Сучков.

Защитные меры

Отвечая на вопрос: предпринимаете ли вы какие-то меры для стабилизации бюджетных затрат? — некоторые читатели журнала «Административный директор» отметили, что вообще ничего не делают в этом направлении, поскольку цены должны постепенно расти и это нормальная практика на рынке. Однако большинство все же считают, что сегодня как никогда важно затраты четко контролировать и оптимизировать.

Как показал опрос, стратегии по сокращению затрат и взаимодействию в этом направлении с поставщиками у наших читателей также разные. Кто-то предлагает консолидировать по максимуму услуги в руках одного поставщика, привлекать к сотрудничеству с ним коллег по бизнес-центру, из соседних офисных зданий или просто дружественных организаций. Другие для получения наиболее выгодных условий рекомендуют заключать договоры с несколькими компаниями одного сегмента, создавая между ними определенную конкуренцию.

Григорий Анцыгин, управляющий директор «Ренессанс Страхования», также поделился с нашими читателями своим опытом взаимодействия с поставщиками в плане снижения стоимости их товаров и услуг и приемами работы по сокращению затрат внутри самой компании: «Главное сегодня — договориться с поставщиком о ценах заранее, зафиксировать их в договорах на максимально длительный срок, обещая при этом регулярность закупок. В случае, если поставщик все-таки решил повысить стоимость, а предварительные переговоры с ним не привели к нужному результату, можно попытаться переубедить его, приводя аналитические данные в сравнении с конкурентами, информировать рынок об инициировании тендера. Если ваш поставщик является дистрибьютором каких-то товаров, подключите к переговорам производителя. Они обычно более лояльны к клиентам и могут влиять на своего негибкого партнера. Подобные шаги наверняка вразумят неуступчивого поставщика, решившего поднять цену, а также помогут компании подстраховаться и подобрать наиболее лояльных партнеров на случай экстренной замены.

Также существует ряд глобальных вопросов, решение которых будет способствовать предупреждению всевозможных рисков, связанных с экономическими потерями компании, в том числе и теми, которые зависят от разумности ведения административно-хозяйственной деятельности. Каждая компания должна регулярно анализировать свои затраты и избавляться от лишнего; вырабатывать у сотрудников дисциплину и ответственное отношение к собственности организации; проводить персонализацию затрат и убеждать руководство ограничивать собственные затраты.

У многих юридических или консалтинговых компаний существует система включения в общую стоимость услуг всех расходов, связанных с клиентом. Например, прежде чем снять копию с какого-то документа, сотрудник должен ввести код этого клиента. В таких организациях все четко учитывается, и ни один менеджер не станет распечатывать на корпоративном принтере свою дипломную работу. Такая система идеальна для учета расходов, но, к сожалению, ее применение невозможно во всех направлениях бизнеса. В большинстве российских компаний использование ресурсов организации в личных целях вообще не считается воровством. Поэтому одна из основных причин роста затрат компании — отсутствие у персонала ответственности и дисциплины. И с этой проблемой надо безжалостно бороться, регулярно анализировать затраты и иметь систему контроля над ними. Но прежде чем этим заняться, важно понять, кто в вашей компании в действительности контролирует расходы: административный директор, генеральный директор или президент? Кто принимает финальное решение? Я считаю, что административный директор обязан занимать активную позицию и влиять на принятие решений по всем непроизводственным затратам. Не обязательно везде быть специалистом, но иметь свою позицию следует по всем вопросам.

На мой взгляд, сегодня очень многие затраты компании связаны именно с конкретными персоналиями. Зачастую новые сотрудники, приходя на работу, приносят с собой свои старые привычки: одним нужен персональный кабинет, другим — специальная марка канцтоваров. Таких бенифитов предоставляется много, и понятно, что административному директору бороться со всеми невозможно, но озвучить свою позицию по затратам такого рода также стоит. Ведите учет затрат по внутренним клиентам. Начните с анализа какой-то одной статьи затрат. Результат может получиться интересным и очень информативным. Конечно, сформировать все затраты таким образом — большой объем работы, но делать его необходимо. Со времен у вас появится база, которая облегчит работу, связанную с планированием бюджета и его оптимизацией.

Не лишним будет проанализировать и персональные затраты, связанные с топ-менеджментом. Конечно, инстинкт самосохранения обычно подсказывает, что с начальством лучше не спорить. Но можно, не теряя лояльности, не особо раздувать расходы. Финансовая дисциплина в компании, в том числе и с точки зрения расходов топ-менеджеров, всегда должна быть. Самое главное в работе с руководством, чтобы у вас среди его представителей были единомышленники, а у процесса, инициированного вами, — ясные и понятные цели, совпадающие с целями вашего руководства.

Сегодня бизнес борется за каждый процент прибыли, поэтому необходимо иметь четкую структуру затрат, регулярно сравнивать их с рынком и смотреть, как работают конкуренты».

Виктория Тот, главный редактор журнала «Административный директор»

www.admdir.ru